Nachhaltige Events: So gelingen sie erfolgreich

Bunte Würfel mit den internationalen Nachhaltigkeitszielen stehen gestapelt auf einer Veranstaltung
© Tom Maelsa / Stiftung Haus der kleinen Forscher
Die Vereinten Nationen haben 17 Ziele für eine Nachhaltige Entwicklung verabschiedet - und auch wir als Stiftung haben uns dem nachhaltigen Handeln verpflichtet.

Das "Haus der kleinen Forscher" versteht Nachhaltigkeit ausdrücklich als Teil der eigenen Stiftungskultur. Auch bei Veranstaltungen fließt dieser Aspekt in den gesamten Planungsprozess mit ein. Wir möchten Inspiration geben und Bedenken nehmen, denn nachhaltige Veranstaltungsplanung beginnt im Kleinen: Schon wenn man wenige Fragen berücksichtigt, kann man viel bewegen.

Hier unsere Tipps für die Planung:

1. Digital und Präsenz gut abwägen

Die Pandemie hat digitalen Veranstaltungen einen immensen Schub verliehen. Auch die Stiftung hat ihre Veranstaltungen in den letzten anderthalb Jahren allesamt auf digital umgestellt. Obgleich diese sehr erfolgreich waren, freuen wir uns nun natürlich, auch wieder in Präsenz zusammenkommen zu können. Doch werden wir die Uhr zurückdrehen und 100 Prozent auf Präsenz setzen? Nein!

Mehrere Preise des Forschergeist-Wettbewerbs
© René Arnold/Stiftung Haus der kleinen Forscher
Preisverleihungen: Wenn es geht, dann gerne in Präsenz durchführen.

Nicht nur die Pandemie, vor allem auch die Folgen des Klimawandels zwingen uns dazu, unser Handeln noch stärker als bisher zu hinterfragen. Es gilt, bei jeder Veranstaltung neu abzuwägen, ob sie in Präsenz gerechtfertigt ist oder ob wir digital nicht dasselbe Ziel genauso gut erreichen können. Daher prüfen wir schon bei der Konzeption, welches Format unsere Ziele und Botschaften am besten transportiert. Bei überregionalen Fachtagen haben wir digital beispielsweise sehr gute Erfahrungen gemacht. So konnten Interessierte aus mehreren Regionen ohne großen Aufwand teilnehmen, längere Anfahrtswege fielen weg. Plattformen und digitale Tools bieten für solche Veranstaltungen zahlreiche Möglichkeiten zum Matchmaking, kollaborativen Arbeiten oder Austausch in Echtzeit mittels Live Chats und kleineren Gruppensessions. Die Bereitstellung von Inhalten im Nachhinein trägt die Inhalte weiter in die Breite. Bei Veranstaltungen mit Gästen aus der ganzen Welt sollte allein wegen ihres immens hohen ökologischen Fußabdrucks die digitale Variante immer zuerst durchgespielt werden. Steht vor allem der Aspekt der Wertschätzung im Mittelpunkt wie zum Beispiel bei Preisverleihungen oder Zertifizierungsveranstaltungen, würden wir Präsenzformaten immer den Vorrang geben.

2. Teilnehmermanagement – serviceorientiert und nachhaltig

Ansprechende Einladungen tragen – neben Passgenauigkeit, starken Inhalten und spannenden Referenten – entscheidend dazu bei, dass sich Interessenten zur Veranstaltung anmelden. Auch hier können Papier und Energiekosten für Druck und Versand minimiert werden, indem Einladung und Informationen zur Veranstaltung digital versendet werden. Gekoppelt mit einem digitalen Anmeldetool ist die Anmeldung darüber hinaus einfacher und schneller mit einem Klick möglich.

Gute Erfahrungen haben wir bei umfangreichen Veranstaltungen auch mit Event-Apps gemacht. Klingt erst einmal kompliziert, ist es aber nicht: Mittlerweile gibt es Event-Apps, mittels denen Veranstalter ohne großen Programmieraufwand selbständig Locations, Mitwirkende, Programmpunkte, Sponsoren und mehr hinzufügen können. Branding und Bezeichnungen lassen sich passend zum Event individualisieren und Inhalte können jederzeit ohne, dass es einen externen Dienstleister benötigt, aktualisiert werden.

3. Entspannt anreisen

Ein Korb mit Stiften und Namensschildern
© Christoph Wehrer / Stiftung Haus der kleinen Forscher
Reale Begegnungen bieten einen sozialen Mehrwert - doch Reisen können optimiert werden.

Trotz der vielen Möglichkeiten, die digitale Events bieten, werden Menschen weiter nach realen Begegnungen und realem Austausch suchen. Branchenexperten gehen davon aus, dass Präsenzveranstaltungen sich perspektivisch wieder dem ursprünglichen Niveau nähern werden. Ist klar, dass man eine Präsenzveranstaltung umsetzen möchte, dann sollte darauf geachtet werden, die durch das Reisen entstehende Umweltbelastung so weit wie möglich abzumildern. Dies beginnt bereits bei der Auswahl des Veranstaltungsortes, der gut mit dem öffentlichen Personennahverkehr erreichbar sein sollte. Darüber hinaus kann Teilnehmenden die Nutzung der Bahn schmackhaft gemacht werden: sowohl durch die Veranstaltungszeiten und das umweltfreundliche Veranstaltungsticket der Deutschen Bahn als auch durch eine gute Information über Anreisemöglichkeiten und Orientierungshilfen (z.B. mit einer Anfahrtsskizze, einem Routenplaner oder Online-Kartendiensten).

4. Catering: Auch klimafreundlich schmeckt’s!

Durch die gezielte Auswahl regionaler Produkte beim Catering und die Wahl lokal ansässiger Dienstleistungen können Transportwege verringert und eine Menge CO2 eingespart werden. Daher arbeiten wir mit Cateringfirmen zusammen, die eine gesunde, umweltfreundliche Ernährung mit überwiegend saisonalen und umweltschonend transportierten Produkten aus ökologischem Landbau und fairem Handel anbieten.

Zudem haben wir uns dazu entschlossen, lediglich vegetarische Speisen anzubieten. Ob Seitan sahnig geschmort oder Maronen-Panna Cotta mit Preiselbeeren – auch vegetarisch ist eine bunte Vielfalt und eine exklusive Note facettenreich möglich. Je nach Cateringfirma und deren Erfahrung mit vegetarischen Buffets ist teils ein wenig Aushandlung und Ideenfindung nötig, doch es lohnt sich allemal.

Mehr und mehr setzen Cateringfirmen auch auf umweltfreundliche Geschirralternativen: So sind Glasstrohhalme oder nachhaltiges Blattgeschirr gleichzeitig schick und "grün".

5. Möglichst papierlos

Ja, auch wir haben auf Veranstaltungen in der Vergangenheit viele unserer Materialien ausgedruckt für jeden Teilnehmenden zur Verfügung gestellt und das ein oder andere Give Away verschenkt. Mittlerweile versuchen wir, die Herstellung veranstaltungsspezifischer Materialien zu vermeiden und mit Hilfe digitaler Lösungen zu arbeiten.

Bei unserer großen Netzwerktagung haben wir zuerst auf eine analoge Bibliothek mit Ansichtsexemplaren umgestellt: Unsere Gäste konnten so einen Einblick in die Materialien erhalten und bei konkretem Bedarf nach Hause bestellen. In den letzten zwei Jahren wurden relevante Materialien schließlich in Form einer digitalen Bibliothek zur Verfügung gestellt.

Werden doch Druckerzeugnisse benötigt, achten wir auf einen umweltschonenden Ressourceneinsatz. Broschüren, Flyer und Ähnliches, die wir auf Veranstaltungen auslegen, werden in einem umweltfreundlichen Druckverfahren hergestellt.

6. Soziale Verantwortung übernehmen – Barrierefreiheit, Schutz und Toleranz

Wir möchten allen interessierten Menschen ermöglichen, unsere Veranstaltungen zu besuchen. Zu diesem Zweck versuchen wir, auf Barrierefreiheit zu achten und Menschen, die körperlich beeinträchtigt sind, eine Begleitung zur Verfügung zu stellen sowie die Veranstaltungsräume nach den Bedürfnissen und Anforderungen unserer Gäste zu gestalten. Darüber hinaus setzt sich die Stiftung dafür ein, jede Form von Diskriminierung zu unterbinden, z.B. aufgrund des Geschlechts, der Rasse oder der Religionszugehörigkeit.

Portrait von Constanze Reinhardt
Autor/in: Constanze Reinhardt

Constanze Reinhardt leitet das Team "Kampagnen und Veranstaltungen" in der Stiftung "Haus der kleinen Forscher".

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