Mehr Kollaboration und Kreativität: das neue Raumkonzept

Sechs von zehn Mitarbeitenden wollen gern mehr als 40 Prozent ihrer Arbeitszeit mobil arbeiten und fast jeder Dritte möchte nur wenn unbedingt erforderlich zum Arbeiten in den Stiftungsräumen vor Ort sein. Gleichzeitig wünschen sich mehr als zwei Drittel aller Mitarbeitenden, dass sie zum kreativen Arbeiten im Büro zusammenkommen. Das sind die zentralen Ergebnisse einer Mitarbeitenden-Befragung der Stiftung "Haus der kleinen Forscher" im zweiten Quartal 2021. Sie macht deutlich: Ein Zurück zur Arbeitsweise vor Corona ist nicht denkbar. Das Haus der kleinen Forscher braucht ein passendes Raumkonzept, das auf die Bedarfe der Mitarbeitenden zugeschnitten ist – und auch denen der Stiftung gerecht wird. Sie will attraktive Arbeitgeberin sein und bleiben, sich als Organisation weiterentwickeln und auf die Zukunft ausgerichtet sein, um so auf den Wandel der Arbeitskultur zu reagieren.

Denn die Pandemie hat gezeigt, dass Remote Work gelingen kann. Die Menschen können konzentriert dort arbeiten, wo sie auch ihre Freizeit verbringen möchten. Das mobile Arbeiten ermöglicht ihnen einen fließenden Übergang zwischen Arbeits- und Privatleben: Sie können gleichzeitig produktiv sein, selbstbestimmt arbeiten und flexibel Privates organisieren. Doch die neue Art des Arbeitens bringt nicht nur Vorteile mit sich: Der soziale Ankerpunkt fehlt. Das Homeoffice kann den realen Ort der Begegnung, des persönlichen Austauschs und des persönlichen Miteinanders nicht ersetzen. Auch die Identifikation mit dem Unternehmen kann darunter leiden, wenn die Büroräume leer bleiben. Die Gefahr droht, dass die Unternehmenskultur und ihre Werte verblassen.

Büroräume, die zeitgemäßes Arbeiten ermöglichen, müssen Lösungen für diese Herausforderungen liefern. Corona war für die Stiftung Haus der kleinen Forscher dabei ein Katalysator, "aber mitnichten der ausschließliche Anstoß. Wir haben uns schon vor der Pandemie auf den Weg gemacht, unser Raumkonzept zu überdenken", sagt Vorständin Angelika Dinges. Denn das herkömmliche Konstrukt mit festen Arbeitsplätzen brachte den Nebeneffekt mit sich, dass immer die gleichen Menschen miteinander redeten. "Das ist natürlich richtig, aber manchmal auch hinderlich. Denn viele unserer Prozesse lassen sich gar nicht auf bestimmte Bereiche oder Teams beschränken, der übergreifende Austausch ist enorm wichtig für uns", so Angelika Dinges. Die Pandemie bewies, dass flexibleres Arbeiten möglich ist. "In diesem Sinne war Corona wichtig für den Prozess, der Auslöser für ein neues Raumkonzept kam aber aus der Organisation selbst heraus. Unsere Befragungen und viele Dialoge machten deutlich, dass wir Antworten darauf finden müssen, wie wir in Zukunft zusammenarbeiten wollen", erklärt die Vorständin der Stiftung.

Innerhalb kürzester Zeit zeigte die Stiftung, wie wandlungsfähig sie ist und entwickelte, erprobte und evaluierte ein neues Raumkonzept. "Wir haben schnelle Entscheidungen getroffen und die Dinge einfach ausprobiert – immer in Zusammenarbeit und im Dialog mit den Mitarbeitenden. Was funktioniert für uns gut? Wo müssen wir nachschärfen?", so Angelika Dinges. Nach einem Kick-off im August 2021 startete bereits im Oktober desselben Jahres die Testphase: Erste räumliche und organisatorische Veränderungen wurden in der Praxis erprobt. Für die Mitarbeitenden war es teils herausfordernd, das neue Konzept praktisch umzusetzen, sich an die Veränderungen im Haus zu gewöhnen und alle Möglichkeiten kennenzulernen. All diese Herausforderungen wurden mit den Mitarbeitenden angegangen und auf die Kritik eingegangen, Lösungen gefunden und die positive Fehlerkultur in der Stiftung auch auf das Raumkonzept angewendet. Mit Unterstützung eines externen Partners wurde das neue Konzept finalisiert. Zum Jahresende 2021 wertete die Stiftung die Ergebnisse der Testphase aus und startete in der ersten Hälfte 2022 mit der Umbauphase. Inzwischen gibt es nach Monaten der Erprobung ein tragfähiges Konzept.

Seit dem Start vor mehr als einem Jahr haben sich die Räume der Stiftung grundlegend gewandelt. Das sind die zentralen Veränderungen:

• Die Räume sind nicht mehr Bereichen und Personen zugeordnet, sondern Nutzen und Arbeitsweisen. Dies ermöglicht die Umsetzung eines hybriden Arbeitsmodells.
• Es gibt keine festen Arbeitsplätze mehr.
• Mitarbeitende buchen ihren Arbeitsplatz individuell nach Bedarf über ein Raumbuchungsportal.
• Die neugeschaffene Position der Flächenmanagerin koordiniert alle Aufgaben, damit sich die Mitarbeitenden in den Stiftungsräumen wohlfühlen.

"Wir wollten eine Arbeitsatmosphäre schaffen, die den unterschiedlichen Persönlichkeiten der Mitarbeitenden entspricht, sowie ihren vielfältigen Aufgaben. So tragen unsere Räumlichkeiten dazu bei, dass unser Team hier gut arbeiten kann", erklärt Angelika Dinges. So gibt es zum Beispiel Stillarbeitsplätze, die konzentriertes Arbeiten ohne Störungen ermöglichen. Wer sich austauschen möchte und beispielsweise viel telefonieren oder an Videocalls teilnehmen muss, kann zwischen einem Großraum-Büro oder Räumen mit vier bis sechs Arbeitsplätzen wählen. Außerdem gibt es Meeting-Bereiche, die auch als Creative Space genutzt werden können. So bewegen sich Mitarbeitende im Laufe ihres Arbeitstages buchstäblich durch die Stiftungsräume – sie treffen sich beispielsweise zum Jour Fixe im Meeting-Bereich, arbeiten gemeinsam im Großraum-Büro weiter und ziehen sich dann zum konzentrierten Arbeiten in einen ruhigen Raum zurück.

In den neuen Räumen sollen die Mitarbeitenden allerdings nicht nur optimal entsprechend ihrer individuellen Bedarfe arbeiten können, sie sollen hier auch die Werte der Stiftung erleben können. "Die Stiftung ist erwachsen geworden. Das zeigt sich inzwischen auch in den Räumen", erklärt Angelika Dinges. Vor den Umbaumaßnahmen seien die Räume beispielsweise sehr vollgestellt gewesen und es sei nicht ersichtlich gewesen, dass es eine gemeinsame Linie des Arbeitens und des Miteinanders gibt. "Mit der Umsetzung des Raumkonzepts haben wir versucht, dies zu beheben", so die Vorständin, die selbst mit gutem Beispiel vorangehen will. Der einstige Vorstandsbereich ist längst eine Begegnungsstätte für alle geworden – ein großer offener Bereich mit Bibliothek und angebundener Küche.

Heute sieht die Stiftung völlig anders aus als noch vor einem Jahr. Komplexe Baumaßnahmen waren dafür gar nicht nötig: "Klar mussten wir auch die eine oder andere Wand einreißen, aber wir haben vor allem genutzt, was wir eh schon hatten. Das haben wir quasi einmal in die Luft geworfen und komplett neu platziert", sagt Angelika Dinges und fügt hinzu: "Das macht unser Raumkonzept besonders. Wir haben nicht gesagt, das geht nicht, sondern hatten den Mut, es anders zu machen als zuvor, sowie das Vertrauen, im Dialog und in der Nutzung den richtigen Weg für uns zu finden."