Digitale Weiterentwicklung: immer wieder anders?!

De  Mond steht über dem dunklen Meer
© Ivana Turanova
Die Stiftung reflektiert sich und ihre Arbeitsweise immer wieder neu.

Seitdem sich die Stiftung das Thema "Digitalisierung" groß auf die Fahne geschrieben hatte, beschäftigt uns die Frage der inneren Organisationsform. Wer ist eigentlich für die digitale Weiterentwicklung zuständig? Da unsere Digitalstrategie praktisch alle Aufgabenbereiche der Stiftung betrifft, könnte man schnell meinen: alle. Das stimmt auch, aber reicht das?

Im vergangenen Jahr setzte die Stiftung ein multidisziplinäres Projektteam auf, welches einen Umsetzungsplan für die sieben Handlungsfelder der Digitalstrategie erarbeiten sollte (mehr dazu siehe hier). Die Vielseitigkeit der Perspektiven führte zwar anfänglich zu Verständigungsschwierigkeiten, zeigte sich aber im Laufe der Arbeit als zwingend notwendig. Digitaler Wandel bedeutet nämlich viel mehr als die Einführung von neuen IT-Systemen.

Nachdem der Umsetzungsplan erarbeitet wurde und die Finanzierung für die ersten Umsetzungsschritte gesichert war, stellte sich die Frage, welche Strukturen die Stiftung braucht, damit die Umsetzung möglichst reibungslos gelingen kann.

Experiment Nr. 1: agiles Team

Nach sorgfältiger Abwägung aller Vor- und Nachteile wurde ein neues Projektteam gebildet, welches die Einführung unserer neuen digitalen Lernplattform für die Pädagoginnen und Pädagogen verantwortet. Als Testballon arbeitet das Team nach der agilen Methode Scrum und probiert damit neue Arbeitsmethoden für die Stiftung aus. 

Gute Vorbereitung, laufende Begleitung und regelmäßige Reflexion des Vorgehens zeigten schnell ihre Wirkung. Das Projektteam hat sich gut etabliert, ein knappes Jahr später zweifelt keiner an der Sinnhaftigkeit der für die Stiftung neuen Methode. Im Gegenteil, wir prüfen, welche künftigen Projekte in agilen Projektstrukturen arbeiten könnten.

Experiment Nr. 2: Blick aufs Große und Ganze

Bei der Gesamtsteuerung der Digitalisierungsvorhaben sind wir, ganz im Sinne des forschenden Lernens, noch mitten drin in der Experimentierphase. Wir haben keine Person in der Stiftung, die für die digitale Weiterentwicklung in allen ihren Facetten zuständig wäre. Daher wurde auch die Aufgabe der strategisch-operativen Gesamtsteuerung auf drei Säulen verteilt:

Eine Darstellung der Digitalen Weiterentwicklung der Stiftung Haus der kleinen Forscher
© Ivana Turanova
Bildbeschreibung: Zusammenspiel vieler Akteure: Digitalrat, Kernteam und Handlungsfeldverantwortliche der Digitalstrategie

Der Digitalrat ist ein Experiment. Seine Zusammensetzung verrät, dass wir Digitalisierung als Aufgabe aller betrachten: neben den Führungskräften aus allen Ebenen lud die Stiftung alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein, sich in das Gremium wählen zu lassen – in einem offenen, demokratischen Verfahren. So sitzen zwei Stiftungsmitarbeitende an einem gemeinsamen Tisch mit dem Vorstand und weiteren vertreterinnen aus der Führungsebene, setzen Impulse und beraten über die Ziele der Digitalisierung der Stiftung. 

Ein Kernteam bestehend aus vier Personen mit unterschiedlichem Hintergrund hält alle Fäden zusammen und sichert Informationsfluss in alle Richtungen. Vertreten sind Expert/innen für unseren Fortbildungsprogramm, für die Kommunikation, IT und Organisationsentwicklung. Beide, der Digitalrat und das Kernteam, schauen gemeinsam auf die finanziellen Fragen der Digitalisierung.

Last but not least haben wir sieben Handlungsfeldverantwortliche. Also jeweils eine Person, die alle relevanten Entwicklungen in einem konkreten Bereich der Digitalisierung im Blick behält.

Klingt alles kompliziert? Ist es auch!

Nach einem guten halben Jahr des Experiments sind wir dabei, die Struktur zu reflektieren. Einige von uns haben das Gefühl, dass sich das Zusammenspiel der unterschiedlichsten Perspektiven gut bewährt, andere schlagen stärkere Bündelung in wenigen Händen vor. So ist es aber in einer Organisation, die sich regelmäßig kritisch hinterfragt und ständig nach besten Lösungen sucht. Es bleibt also spannend.

Portrait von Ivana Turanova
Autor/in: Ivana Turanova

Als Stabsstelle Organisationsentwicklung begleite ich die Digitale Weiterentwicklung der Stiftung in ihren unterschlichen Facetten – von der Strategieentwicklung, über Umsetzungsplanung und Finanzierung bis hin zum Kulturwandel und Change Management.

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