5 Lehren aus unserer ersten digitalen Tagung

© Stiftung Haus der kleinen Forscher
Die "Kommandozentrale" der Netzwerktagung befand sich im großen Sitzungsraum der Stiftung.

Planen Sie eine digitale Veranstaltung? Die Netzwerktagung der Stiftung "Haus der kleinen Forscher" für ihre über 200 Netzwerkpartner in ganz Deutschland fand 2020 erstmals digital statt. Diese fünf Lehren konnten wir aus dem erfolgreichen Experiment ziehen.

1. Das perfekte Konferenztool gibt es (noch) nicht

Als zentrales Konferenztool kam "Let’s get digital" zum Einsatz. Es kann im Corporate Design gestaltet werden und bietet viele Möglichkeiten zur Begegnung. Teilnehmende können sich in der Lobby treffen, 1-zu-1-Videoanrufe starten und in Chats kommunizieren – privat, in der Lobby und in jeder Sitzung. Zusätzlich gibt es ein sogenanntes Netzwerk-Karussell. Wie zahlreiche andere Tools am Markt ist es aber in Funktionen und Usability noch nicht vollständig ausgereift. Hinzu kommt, dass es nicht für den deutschsprachigen Raum gedacht war, was zusätzliche Programmierung erforderte. Knapp 90 Prozent der Teilnehmenden fanden das Tool übersichtlich, bei mehr als zwei Dritteln funktionierte es über die gesamte Veranstaltungsdauer stabil. Um diese Zahlen beim nächsten Mal zu steigern, bietet es sich an, Teilnehmenden schon vorab die Gelegenheit zu geben, das Tool kennenzulernen. Der Wow-Effekt ist dann zwar nicht mehr so groß, aber alle sind mit der Nutzung vertraut und es geht weniger Zeit verloren für Fragen zu Broswer-, Ton- oder Kameraeinstellungen.

2. Zeit ist relativ

Screenshot des Konferenztools mit Moderation oben links und Kästen, die zu verschiedenen Räumen führen.
Das sahen die Teilnehmenden: Screenshot aus der Konferenzlobby

Von Beginn an war klar: Die gesamte Tagung konnte digital nicht genauso lang dauern wie analog. Aus diesem Grund wurden Informationsformate aus dem Tagungsprogramm herausgelöst, optional in einem Webinar angeboten und stattdessen mehr Möglichkeiten zum Austausch eingewebt. Beim gemeinsamen digitalen Kaffeetrinken begrüßten meine Kolleginnen und Kollegen die Gäste und erläuterten ihnen nebenbei alle wichtigen Funktionen der Konferenzplattform. Dadurch kam man ungezwungen ins Gespräch, verlor die Scheu vor dem Neuen und war rechtzeitig zu den folgenden Programmpunkten da. Der "Marktplatz" hielt alle neuen Infos rund um die Stiftung und ihre Angebote bereit und ermöglichte Fragen an die Expertinnen und Experten. Das "Fragenkarussell" wiederum brachte Gäste spontan zum Netzwerken zusammen.

In der anschließenden Befragung wurden Marktplatz und Fragenkarussell dann auch sehr gut bewertet, allerdings empfanden einige Teilnehmenden die Zeit als zu kurz. Der Wunsch nach mehr Zeit zum Austausch zieht sich nahezu durch die gesamten zwei Tage und muss bei nächsten Veranstaltungen stärker Berücksichtigung finden. Die Sorge, die Workshops könnten bei so viel Angebot und in digitaler Form zu lang sein – sie dauerten teils zwei Stunden – bestätigte sich hingegen nicht.

3. Gute Impulse funktionieren auch digital

Digital ist anders als Präsenz. Doch ein Format funktioniert durchweg: Vorträge, die neue Einblicke gewähren, aktuelle Aspekte aufgreifen und die Themen der Veranstaltung rahmen. Bei der diesjährigen Netzwerktagung wurden der Wissenschaftsjournalist Ranga Yogeshwar, der Zukunftsforscher Prof. Dr. Eckard Minx und Dr. Carmen Köhler, die erste "Analog-Astronautin", live zugeschaltet und konnten via Chat befragt werden. Analog zu den Präsenzveranstaltungen in den Vorjahren bewerteten die Teilnehmenden alle drei Impulse als inspirierend und von allen Programmpunkten am attraktivsten.

Mitschnitt des Vortrags von Ranga Yogeshwar © 2020 Stiftung Haus der kleinen Forscher

4. Neue Formate fordern neue Rollen und Fertigkeiten

Trotz der frühen Entscheidung, die Tagung ins Netz zu verlagern, forderten vor allem neue Aufgaben das Team. Die Beauftragung von Dienstleistern bedeutete mehr Aufwand, da sich alle Kolleginnen und Kollegen erst einarbeiten, Fachbegriffe erschließen und viel, viel nachfragen mussten. Richteten wir sonst Plenum und Workshopräume her, probten mit der Technik vor Ort und packten Kisten an Materialien, hieß es nun, sich für die technische Moderation mit dem digitalen Eventtool vertraut zu machen, Dateien hochzuladen und gemeinsam mit dem Dienstleister das Studio einzurichten.

5. Begleitung durch erfahrene Dienstleister ist unerlässlich

Die räumliche Distanz durch die Arbeit im Homeoffice erschwerte spontane Ideenrunden. Gleichzeitig ergab sich aber auch viel mehr Raum für neue Ideen – sowohl durch die interdisziplinäre Zusammenstellung des Teams als auch durch die Fragen bei der Konzeption. Allein der Fakt, dass sich alle digital begegnen würden, sorgte für einen neuen Blick auf die gesamte Veranstaltung. Und das Konferenztool wiederum bot Funktionen, die neue Formate ermöglichten.

Unabhängig davon, wie erfahren das Team auch sein mag: Für eine Tagung in der Größe sollte man auf erfahrene Dienstleister zurückgreifen. Dies betrifft nicht nur die Studiotechnik: Nach stundenlangem Aufbau war der größte Raum der Stiftung gefüllt mit diverser Technik und hunderten Metern Kabel. Ganze vier Personen standen allein für Kamera, Ton, Licht und Regie während beider Tage bereit. Die Zusammenarbeit mit Expertinnen und Experten bewährt sich aber auch bei der Programmgestaltung, der Auswahl und Programmierung der Konferenzplattform sowie dem Support bei Login- und Tonproblemen oder Fragen zu den Funktionalitäten des Tools.

Und beim nächsten Mal?

Die Stiftung hat sich der Herausforderung gestellt, viel gelernt und war am Ende zufrieden mit dem Ergebnis. Über 90 Prozent der Teilnehmenden haben sich wohlgefühlt – ein gutes Zeichen für die erste digitale Netzwerktagung. Die guten Hinweise der Teilnehmenden werden in die Planung kommender Veranstaltungen einfließen. Eine Entscheidung, ob die Tagung im kommenden Jahr wieder in Präsenz, digital oder gar hybrid stattfinden wird, ist noch nicht getroffen.

Auszug aus dem Vortrag von Dr. Carmen Köhler © 2020 Stiftung Haus der kleinen Forscher
Portrait von Constanze Reinhardt
Autor/in: Constanze Reinhardt

Constanze Reinhardt leitet das Team "Kampagnen und Veranstaltungen" in der Stiftung "Haus der kleinen Forscher".

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